Wij gebruiken cookies om je gebruikerservaring te verbeteren en bezoekersstatistieken te meten.
Wil je onze cookies niet accepteren? Klik hier
Accepteer

Veilig Bereikbaar Drenthe

'Veilig Bereikbaar Drenthe’. Dat is de slogan én de doelstelling van het Verkeers- en Vervoersberaad Drenthe (VVBD), het provinciaal overlegorgaan van Provincie Drenthe waarin de wegbeheerders (provincie, gemeenten & Rijkswaterstaat) samen bepalen welke maatregelen ze moeten nemen voor een veiliger, beter bereikbaar Drenthe.

In het kader van het vergroten van de verkeersveiligheid coördineert het VVBD verkeerseducatietrajecten en voorlichting op scholen, aan jonge bestuurders, ouderen en alle andere weggebruikers.

Oude situatie

Het VVBD is het orgaan dat toeziet op de budgettering en correcte uitvoering van alle verkeerseducatieprojecten in de Provincie Drenthe. Het coördineren en inzicht houden in de verschillende projecten, budgetten en communicatiestromen werd met de hand gedaan en was daardoor een arbeidsintensief proces met veel redundantie en veel risico op onregelmatigheden.

Werkzaamheden

Om het VVBD in staat te stellen sneller en duidelijker overzicht te houden over alle activiteiten in de provincie met betrekking tot verkeerseducatie realiseerde Slagkracht een projectadministratiesysteem op maat voor het VVBD. In dit systeem zijn de informatie, budgetten en facturen van alle verkeerseducatieprojecten ondergebracht. Ook alle communicatie die tussen betrokken partijen plaatsvindt wordt in het systeem centraal gecoördineerd.

Resultaat

Het digitaliseren van de vele handelingen die de regiocoördinatoren uit moesten voeren hebben we een grote efficiency slag kunnen slaan. De regiocoördinatoren hebben door de implementatie hun handen vrij om relaties met samenwerkingspartners beter te onderhouden. De regiocoördinatoren hebben inzicht in de gegevens die door collega’s in het systeem worden ingevoerd. Coördinatoren hoeven niet langer alle informatie middels handwerk in te voeren, het systeem voorziet ze van de benodigde informatie. De rol van het VVBD is daardoor weer meer coördinerend en controlerend geworden, zoals altijd de bedoeling is geweest.

Geschat wordt dat het VVBD door de implementatie een besparing van zo’n 1,5 tot 2 FTE heeft weten te realiseren. Door natuurlijk verloop en een verschuiving in het takenpakket heeft de organisatie dat rendement om weten te zetten in een verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening.

Huidige ontwikkelingen

Op dit moment werken we aan revitalisatie van het bestaande platform. In de nieuwe versie van het projectadministratiesysteem wordt nog meer gebruik gemaakt van slimme conventies en verdere optimalisatie om handelingen te vergemakkelijken of overbodig maken. Naast revitalisatie wordt het systeem ook aanzienlijk uitgebreid met nieuwe portalen waarin betrokken partijen aan hun administratieve verplichtingen kunnen voldoen.

Voor de scholen wordt een portaal ontwikkeld waarin zij hun gegevens up-to-date kunnen houden en waarin ze elk schooljaar aan kunnen geven hoe hun activiteitenplan verkeersveiligheid en verkeerseducatie eruit zal komen te zien.

Voor de uitvoerders wordt een portaal gerealiseerd waarin ze, samen met de scholen, concreet inplannen waar en wanneer ze verkeerseducatieprogramma’s uit gaan voeren. Op basis van gedefinieerde stuks kosten en aantal uitvoeringen zal het systeem factuurvoorstellen doen uit naam van de uitvoerder richting het VVBD. Door het systeem de financiële afhandeling voor een belangrijk deel te laten bepalen kan ook dit deel van het traject voor een groot deel geautomatiseerd worden.

Geïnspireerd geraakt door deze case?

In elke organisatie valt wel winst te behalen. In tijd én geld. Bent u benieuwd welke oplossingen er voor uw organisatie mogelijk zijn? Neem dan vrijblijvend contact op voor een kennismaking.