Podium Zuidhaege

Eén digitaal platform voor programmering, planning en organisatie

Podium Zuidhaege werkt met een digitaal platform waarin cultureel aanbod en organisatie samenkomen. Het platform biedt overzicht in activiteiten, planning en publicatie voor bezoekers, en ondersteunt interne teams bij de dagelijkse organisatie, afstemming en uitvoering van het programma.

Digitaal platform
Cultuur & podium
Programmering
Planning & organisatie
Horeca & kaartverkoop

De uitdaging

Een cultureel podium draait op veel gelijktijdige activiteiten, mensen en processen die allemaal op elkaar moeten aansluiten.

Podium Zuidhaege organiseerde programmering, zaalgebruik, kaartverkoop en interne afstemming via verschillende systemen en werkwijzen. Activiteiten moesten worden gepland, soms met herhaling, gekoppeld aan ruimtes en eventueel gepubliceerd voor bezoekers. Tegelijk moest rekening worden gehouden met voorbereidingstijd, op- en afbouw, horeca-inzet en de betrokken contactpersonen.

Daarnaast speelde de financiële en organisatorische afhandeling een belangrijke rol. Kaartverkoop, horeca, verhuur en doorlopende activiteiten vroegen om duidelijke vastlegging en correcte facturatie, waarbij kosten soms samengevoegd moesten worden. Het ontbreken van één centraal overzicht maakte afstemming foutgevoelig en tijdrovend.

De behoefte was duidelijk: één geïntegreerd platform dat overzicht en grip biedt op programmering, planning, uitvoering en afhandeling, voor zowel bezoekers als interne teams.

De aanpak

Om grip te krijgen op de organisatie van een cultureel podium was een oplossing nodig die verder ging dan losse tools voor planning of kaartverkoop. De aanpak richtte zich op het samenbrengen van processen, informatie en verantwoordelijkheden in één overzichtelijk platform dat aansluit op de dagelijkse praktijk.

1

Begrijpen wat er écht gebeurt

Samen met Podium Zuidhaege is eerst in kaart gebracht hoe de organisatie in de praktijk werkt. Van programmering en zaalplanning tot kaartverkoop, horeca, facturatie en interne afstemming. Door deze processen in samenhang te bekijken, werd duidelijk waar overzicht ontbrak en waar handmatig werk en fouten ontstonden.

2

Eén centrale, logische basis

Op basis van dit inzicht is een digitaal platform ontwikkeld waarin alle activiteiten samenkomen. Programmering, planning, publicatie, kaartverkoop en financiële afhandeling zijn logisch met elkaar verbonden, met ruimte voor verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

3

Stap voor stap uitbreiden

Het platform is modulair opgebouwd en gefaseerd doorontwikkeld. Zo konden functionaliteiten zoals herhalende planningen, QR-toegang, horeca-registratie en gecombineerde facturatie worden toegevoegd wanneer de praktijk daarom vroeg, zonder het overzicht te verliezen.

Het resultaat

De aanpak resulteerde in één samenhangend platform dat rust en overzicht brengt in de dagelijkse organisatie van het podium. Door processen te verbinden en informatie centraal beschikbaar te maken, ontstond grip op zowel de programmering als de uitvoering.

Meer overzicht in het dagelijks werk

Programmering, planning, zaalgebruik en activiteiten zijn in één omgeving inzichtelijk voor alle betrokken teams.

Minder handmatig werk en minder fouten

Doordat kaartverkoop, horeca, verhuur en facturatie zijn gekoppeld, is losse administratie sterk verminderd.

Snellere en betere besluitvorming

Actuele en complete informatie helpt bij het afstemmen van activiteiten, inzet van ruimtes en organisatorische keuzes.

Klaar voor verdere groei

De modulaire opzet maakt het platform geschikt voor doorontwikkeling en aanpassing aan nieuwe programma’s en werkwijzen.