Podium Zuidhaege

Van zaalplanning tot kaartverkoop en facturen

Podium Zuidhaege gebruikt één platform voor programmering, zaalplanning, publicatie en de afhandeling van activiteiten.

Digitaal platform
Cultuur & podium
Programmering
Planning & organisatie
Horeca & kaartverkoop

De uitdaging

Bij een cultureel podium moeten activiteiten, ruimtes en medewerkers op elkaar worden afgestemd.

Podium Zuidhaege gebruikte verschillende systemen voor programmering, zalen en kaartverkoop. Bij de planning moest ook rekening worden gehouden met herhalingen, voorbereiding, op- en afbouw en horeca.

Daar kwamen administratie en facturatie bij. Kosten van kaartverkoop, verhuur en horeca moesten worden vastgelegd en soms op één factuur komen.

Er was één overzicht nodig voor de planning én de afhandeling van activiteiten.

De aanpak

We onderzochten alle stappen rond een activiteit, van de planning tot het versturen van de factuur. Die stappen zijn in één platform verbonden.

1

Het werk onderzoeken

Samen bekeken we zaalplanning, publicatie, kaartverkoop, horeca en facturatie. Waar werd informatie overgenomen en waar liep de afstemming vast?

2

De software inrichten

Activiteiten, ruimtes, kaartverkoop en financiële afhandeling zijn aan elkaar gekoppeld. Medewerkers werken met functies die bij hun rol passen.

3

Stap voor stap uitbreiden

Later zijn onder meer terugkerende activiteiten en toegangscontrole met QR-codes toegevoegd. Ook kan het team horeca bijhouden en kosten op één factuur samenbrengen.

Het resultaat

Medewerkers werken vanuit dezelfde planning en informatie. Dat maakt het eenvoudiger om activiteiten te organiseren en af te handelen.

Planning en zalen in beeld

Betrokken teams kunnen activiteiten, programmering en zaalgebruik in dezelfde omgeving bekijken.

Minder losse administratie

Koppelingen tussen kaartverkoop, horeca, verhuur en facturatie beperken losse administratie.

Activiteiten afstemmen

De planning helpt bij het afstemmen van activiteiten en het gebruik van ruimtes.

Aanpassen aan nieuw gebruik

Het platform kan worden aangepast aan nieuwe programma’s en werkwijzen.